Bilindiği üzere 25.01.2013 tarihli ve 28539 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin 13’üncü maddesinin ikinci fıkrasında ‘’Bireye yönelik koruyucu sağlık hizmetlerinden hangilerinin ne oranda performans değerlendirmesinde etkili olacağına dair usul ve esaslar Aile Hekimliği Uygulaması kapsamında Sağlık Bakanlığınca Çalıştırılan Personele Yapılacak Ödemeler İle Sözleşme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirtilen hükümler çerçevesinde belirlenir.’’ hükmü yer almaktadır. 30.06.2021 tarihli ve 31527 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Aile Hekimliği Sözleşme ve Ödeme Yönetmeliğinin 20’nci maddesinin birinci fıkrasında ‘’Koruyucu hekimlik hizmetlerinden; aşılama, gebe, bebek-çocuk takibi için ayrı ayrı, başarı oranına göre kesinti uygulanır…’’ hükmü ile ikinci fıkrasında ise ‘’Aşılama, gebe, bebek-çocuk takiplerinin hangi aralıklarla ne şekilde yapılacağı ve kesintilerin usul ve esasları Bakanlıkça belirlenerek duyurulur…’’ hükmü yer almaktadır.
Bu kapsamda performans kesintilerine yönelik yapılacak olan itirazların değerlendirilmesi ile düzeltme ve geri ödemelerde aşağıdaki hususlar dikkate alınacaktır:
1- Aile hekimliği uygulamasında çalışan personele yapılacak olan ödemelere itirazları değerlendirme komisyonu tarafından, aile hekimlerinin ilgili ay için performans kesintisine yapmış oldukları itiraz nedenleri ile sunulan evraklar incelenecek, karara bağlanacak ve uygun görülen itirazlara ait düzeltilecek performans kesintisi maaşa esas teşkil etmek üzere ilgili birime bildirilecektir.
2- Performans itirazlarının zamanında değerlendirilmesi, maaş ödemelerinde gecikme yaşanmaması için; aile hekimliği birimi (AH/ASÇ) personeli tarafından itiraz belgelerinin doğru, tam ve okunaklı şekilde (mümkünse bilgisayar ortamında) doldurularak gönderilmesi gerekmektedir.
3- Aile hekimliği biriminde, aile hekimi mevcut (sözleşmeli /görevlendirmeli) ise performans itiraz formu aile hekimi tarafından doldurulacak, ayrıca aile sağlığı çalışanı performans itiraz formu doldurmayacaktır. Aile hekimi olmayan pozisyonlar ya da aile hekiminin izinli/raporlu olması durumunda aile sağlığı çalışanları performans itirazında bulunabilir.
4- İkametgâh değişikliği (il içi/dışı/yurt dışı) nedeni ile koruyucu sağlık hizmeti verilemediğinde;
* Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Varsa aileye ait muhtar onaylı, itiraz edilen performans aralığında belirtilen adreste olmadığına dair belge (taşınma belgesi) veya TÜİK-ADNKS çıktısı yoksa ailenin taşındığına dair tutulan İLÇE SAĞLIK YÖNETİMİNCE onaylı "Göç Tespit Tutanağı" (Ek-3)
*Konu ile ilgili açıklayıcı bilgi içeren tutanak
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası NOT: Yurt dışı ikametgâh değişikliğinde, komisyon gerekli görürse İl Emniyet Müdürlüğünden alınacak yurtdışı çıkış evrakı isteyebilir.
5- Gerçek doğum tarihi ile nüfusa kayıt edildiği tarihin farklı olması (gerçek doğum tarihinden önce veya geç kayıt edilmesi) durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Varsa bebeğe ait doğum belgesi, nüfus cüzdan fotokopisi, yoksa ailenin bebek ile ilgili doğum beyanını belirttiği "Doğum Beyan Tutanağı'' (Ek-4)
*Aşı veya izlemin gerçek doğum gününe göre yapıldığını gösterir belge (aşı kartı fotokopisi, bebek izlem kartı veya AHBS çıktısı)
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası
6- Tıbbi nedenlerle aşının / izlemin yapılamaması durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Konu ile ilgili itiraz edilen performans aralığına ait uzman hekim görüşü veya epikriz, yoksa ailenin veya kişinin beyanını belirttiği "Tıbbi Beyan Tutanağı"' (Ek-5)
*Kişi yataklı tedavi kurumunda yatarak tedavi görüyor ise varsa hastanede yattığına dair belge yoksa kişinin/ailenin durumu belirtir tutanak *Kişi yataklı tedavi kurumunda yatarak tedavi görüyor ise varsa hastanede yattığına dair belge yoksa kişinin/ailenin durumu belirtir tutanak
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınma ait ulaşılabilir telefon numarası.
7- Belirtilen performans aralığı dışında aşı / izlemin yapılması durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Aşının, bebek-gebe izleminin yapıldığını (tarihi ile birlikte) gösterir ilçe sağlık yönetimince imzalı belge (aşı kartı, bebek kartı)
*Neden performans aralığı dışında aşı veya izlemin yapıldığını açıklayan, gerekiyorsa ailenin veya kişinin konu ile ilgili beyanına dair "Tıbbi Beyan Tutanağı" (Ek-5)
*Kişi/aile aşıyı/izlemi kabul etmediğine dair tutanak imzalamıyor ise "Aileye/kişiye ulaşılmış olup imzadan imtina etmiştir." notu eklenerek AH ve ASÇ tarafından imzalanan ve ilçe sağlık yönetimince onaylanan tutanak
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası
8- Ailenin veya kişinin aşı / izlemi başka bir sağlık kurumu/kuruluşunda yaptırması durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Ailenin ya da kişinin aşı/izlemi başka bir sağlık kurumu/kuruluşunda yaptırdığını belirttiği "İzlem/Aşı Tutanağı" (Ek-6)
*Aşı/izlemin yapıldığını (tarihi ile birlikte) gösterir belge veya ilçe sağlık yönetimince onaylanmış aşı kartı, bebek kartı
9- Ailenin veya kişinin aşı / izlem yaptırmaması durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Ailenin ya da kişinin izlemi veya aşıyı kabul etmediğini belirttiği "İzlem/Aşı Durumu Bilgilendirme Onam Formu" (Ek-7)
*Eğer aile ya da kişi tarafından imzalanmıyorsa "Aileye veya kişiye ulaşılmış olup imzadan imtina etmiştir" notu eklenerek AH ve ASE tarafından imzalanan ve İlçe sağlık yönetimince onaylanan tutanak
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası
10- Ölüm nedeni ile aşı ve/veya izlemin yapılamaması durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*ÖBS (Ölüm Bildirim Sistemi) çıktısı yoksa ailenin beyanına dair "Vefat Beyan Tutanağı" (Ek-8)
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası
11- Gebeliğin geç tespit edilmesi durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*Gebeliğin geç tespit edilme nedenini belirten "Gebe Geç Tespit Beyan Tutanağı"(Ek-9)
*15-49 yaş kadın izlem AHBS çıktısı
* Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınına ait ulaşılabilir telefon numarası
12- Yukarıda belirtilen nedenler dışında itiraz edilmesi durumunda;
*Aile Hekimliği Uygulaması Performans İtiraz Formu (Ek-2)
*İtiraz konusuna esas teşkil eden belgeler (tutanak, dilekçe varsa izlem kartı veya AHBS çıktısı)
*Kişiye/Aileye veya konu hakkında bilgi alınabilecek bir yakınma ait ulaşılabilir telefon numarası
13- Aile hekimi daha önce aynı kişi için itiraz etmiş olsa bile (değerlendirilen ay için bu kişiye ait eksik izlem veya aşının olması halinde) her ay için ayrı ayrı itiraz edilecektir.
14- Komisyon gerektiğinde yukarıda belirtilmeyen ancak verilecek karara esas teşkil edebilecek bilgi, belge ve doküman isteyebilir.
15- Aile sağlığı çalışanı performans itirazını tek başına yapacaksa, yani çalıştığı birimde aile hekimi yok, izinli veya raporlu ise, itiraz başvurusu halinde istenen gerekli evraklardan sistem çıktıları olanlardan (AHBS çıktılarından) muaf olur.
16- İlgili tutanaklar (ek-3, ek-4, ek-5, ek-6…) performansın ait olduğu ayda performans aralığında hazırlanmış ve ilçe sağlık yönetimine teslim edilmiş olmalıdır.
17- İlgili tutanaklar (ek-3, ek-4, ek-5, ek-6…) adres ve iletişim bilgileri değiştiğinde güncellenerek gönderilmelidir (kişi/aile arandığında ulaşılabilir olması gerekmektedir).
18- Göç tespit tutanağında kişilerin bölgeden ayrıldıkları adresin açık yazılması gerekmektedir.
19- Göç tespit tutanağında muhtar/muhtar dışında kişilerden imza alındığında imza atan kişinin kim olduğu (yakını, komşu, akraba, apartman görevlisi…) adresi, ulaşılabilir telefon numarası yer almalıdır.
20- Gönderilen performans itiraz belgeleri ilçe sağlık yönetimi tarafından muhakkak teyit edilmiş olmalı ve ‘’Teyit edilmiştir.’’ ibaresi yer almalıdır.
21- Gönderilen performans itirazlarda ne için itiraz belgesi düzenlendiği (bağışıklama hizmetleri, hangi aşıya itiraz edildiği, bebek izlem, çocuk izlem, gebe izlem, vb.) ve itiraz dönemi açıkça yer almalıdır. Bilgilerde eksiklik olması halinde itiraz formu değerlendirmeye alınmayacaktır.
22- Gönderilen performans itirazlarda, itirazın hangi AHB’ye ait olduğu ve birim numarası açıkça belirtilmelidir. Vekalet edilen durumlarda, itiraz formları kişinin kayıtlı olduğu birim adına gönderilmelidir (vekâlet edildiği, görevlendirme olduğu da belirtilmelidir.).
23- Sağlık bilgi sistemleri üzerinden yapılan kontrollerde 15-49 yaş kadın izlem/izlem/aşı kayıtlarının gönderildikleri tarih dikkate alınacaktır (Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü 12.06.2018 tarih ve 95741342-719-493 sayılı yazı).
24- Aşılar için sadece aşının ilde bulunmaması ve aşı teslimi ile ilgili problem olması durumunda ‘’lojistik’’ nedeni ile erteleme yapılması gerekmektedir ve bu durumun ATS stok çıktısı ile belgelenmesi gerekmektedir. Lojistik nedeni ile yapılan aşı ertelemelerinde daha sonra aynı kişi için başka bir nedenden dolayı başvurulursa bu durum değerlendirmede göz önünde bulundurulacaktır.
25- Başvuru yapılan kişi için yapılması planlanan aşılarda kontrendikasyon, hastanede yatış gibi nedenler işaretlenerek erteleme yapılması durumunda hastalığı/yatışı gösteren belge eklenmesi gerekmektedir.
26- Göç/geçici göç olduğu, performans döneminde bölgede olmadığı/olduğu tespit edilen bebek/çocuk için sağlık bilgi sistemlerinde bu durumu açıklayan bir erteleme nedeni bulunmamaktadır. Bu gibi durumlarda aşı erteleme yapılmadan gerekli belgelerle başvuruda bulunulması gerekmektedir.
27- Hazırlanan evraklarda yapılan düzeltmeler resmi yazışma kurallarına uygun olmalıdır (daksille düzeltme yapılmayacak, yanlış yazılan kısım okunacak şekilde üzeri tek çizgi ile çizilip yan tarafına paraf/imza atılacak).
28- Aşıların uygulanma zamanı ile ilgili başvurularda ATS stok düşüm tarihi uygulanma tarihi olarak kabul edilecektir.
29- Aşı ve izlemlerin yapıldığı belirtilen tarih ile Sağlık Bilgi Sistemlerine gönderildikleri tarihler arasında uyumsuzluklarda veya sistem nedeniyle gönderemediklerini belirttikleri durumlarda sistemden (USS, SİNA, AHBS…) kaynaklanan sıkıntılara ait yazılı bir gerekçe (örn. hata raporu, AHBS yazışmaları…) sunulmalıdır.
30- Göç olduğu, ulaşılamadığı belirtilen bebek/çocuk/gebe için izlem girişi yapılmamalıdır.
31- Performans İtiraz Komisyonu Çalışma Usul ve Esaslarına göre sunulması gereken evrakları eksik olan başvurular ile ilgili işlem tesis edilmeyecektir.
32- Yeni başlayan/birim değiştiren aile hekimleri göreve başladıkları gün itibariyle bebek izlem, çocuk izlem, gebe izlem ve bağışıklama hizmetlerinden sorumlu olacaktır.
Erzurum İli Performans İtiraz Değerlendirme Komisyonu her ay düzenli olarak toplanmakta olup 2023 yılı Aralık ayı performans itiraz komisyon toplantısı 08.01.2024 tarihinde saat 09.00’da yapılacaktır. Komisyonda Ekim-Kasım-Aralık aylarına ait itirazlar da değerlendirilecek olup bu aylara ilişkin kabul edilen performans itirazlarının geri ödemesi Aralık ayında yapılacaktır. Performans itiraz formları en geç 05.01.2024 tarihinde saat 17.00’ye kadar bağlı olunan ilçe sağlık yönetimine gönderilmelidir. 17.00’den sonra gelen performans itirazları Aralık ayı komisyonunda değerlendirilmeyecek ve bir sonraki aya devredilecektir.